Ajauudis 2014/02: Ajajuhtimise filtrid

"Mul on aega vähe" – tegemist on ilmselt tänapäeva levinuima murega, mis tegelikult ei tähenda seda, et aega on vähe. Meil kõikidel on aega ühepalju ja „juurde“ ei saa seda keegi. Aega ei saa osta raha ega sotsiaalse staatuse eest. Tegelikult ei olegi küsimus selles, et aega oleks vähe, me lihtsalt tahaksime lisaks olemasolevatele kohustustele tegeleda veel millegi rahuldustpakkuvaga, mille jaoks enam aega ei jätku. Kuid kui aega ei saa juurde, siis meeldivate toimetuste jaoks aja leidmine on tegelikult imelihtne – peame vähendama mõnede praeguste tegevuste peale kuluvat aega!

Kaasaegne pidev suhtlemine, infomüra ja meie tähelepanu nõudvad kohustused on nagu sogane kraanivesi. Joodava vee saamiseks kasutame köögis erinevaid filtreid – jämedamate osakeste jaoks sõela, siis söefiltreid, soolafiltreid – igale probleemile vastav vahend. Täpselt samasuguseid filtreid vajame enda aja „puhastamiseks“ ebavajalikust sodist. Vajame kvaliteetseid ajajuhtimisfiltreid terade eraldamiseks sõkaldest. Milliseid vahendeid me saame ajajuhtimise kontekstis kasutada?

Tänapäevased e-kirjade programmid jõuavad kasutajani sisseehitatud spämmifiltriga. Kuid meie aega ei kuluta ainult rämpspost, vaid kommunikatsioonivahendid ise. Kõik seadmed ja vahendid üritavad meile ennast 24 tundi ööpäevas „pähe määrida“, et muutuda selleks üheks ja asendamatuks kommunikatsioonivahendiks ilma milleta me enam hakkama ei saa. Selle eesmärgi nimel nad kogu aeg piiksuvad, „annavad märku“, vilgutavad, näitavad midagi ekraanile, väristavad ja katkestavad meid kõikvõimalikul muul moel. Just nii tekitatud katkestused on kõige kurja juur. Katkestuste keskkond mõjub meie töövõimele sama halvasti kui magamata öö! Katkestused võtavad ligi 2 tundi meie tööpäevast. Katkestused tekitavad stressi ja segavad oluliste kohustuste täitmist. Õnneks saame me katkestuste vastu kasutada filtrit. Lülitame välja ekraanile hüppavad teavitused, vajutame ISE e-kirja saamise/saatmise nuppu (mitte ei lase ennast segada automaatselt laekuvatel teadetel), lülitame telefoni vajadusel hääletuks. Me vajame stressi vältimiseks igas päevas vähemalt 30 minutit katkestustevaba aega tegelemaks tõeliselt oluliste või tähelepanu nõudvate projektidega. 30 minutit päevas filtrit katkestustele – see on raske, kuid tehtav!

Teine sarnane filter on vajalik kommunikatsioonile – Facebook, Skype, Linkedin, Google+, Geni.com ja kõikvõimalikud muud suhtlust võimaldavad platvormid pommitavad meid pidevalt uudiste, muudatuste ja uute kontaktidega. Nendega tegelemiseks kulub täna juba märkimisväärne hulk aega. Esimese sammuna tuleks filtreerida selliste suhtluskeskkondade arvu – kas me ikka peame neis kõikides kasutajad olema? Vali üks või kaks olulisemat välja ja jää neile truuks. Lisaks... millal sa viimati revideerisid enda kontaktide ja uudiseallikate nimekirja? Ehk oleks aeg „unlike“-ida mõni varasemalt meeldinud, kuid tänaseks ammendunud veebileht? Ehk tuleks peita mõne aktiivsema postitaja uudisvoog, et ekraanile mahuks ka teiste uuendusi? Filtreeri julgelt, kuna väljapraagitud seltskonna asemele tulevad niikuinii varsti uued peale.

Kolmas filter puudutab puhtalt informatsiooni. Sarnaselt suhtlusplatvormidele tarbime informatsiooni väga erinevatest allikatest. Kas ma ikka pean lugema veebis mitut uudisportaali? Kas ma pean lugema mitut erinevat ajalehte, vaatama erinevaid uudistesaateid? Põhilised uudised on kõikidel vahendajatel suures osas samad ja nii kulutan sageli topelt aega ühe ja sama teate lugemisele erinevas sõnastuses. Filtreeri uudiste allikaid ja lugemise sagedust – vali päevas  eraldi paar aega, mil viid ennast maailmas toimuvaga kurssi ja muul ajal ära lase infol ennast segada.

Õnneks on tänapäeval olemas tehnilised lahendused filtreerimaks isegi reklaami. Enam ei ole vaja televiisorist lemmiksaadet vaadates jõllitada spetsiaalselt meie tähelepanu köitmiseks toodetud valjuhäälseid reklaame. Saadete salvestamine ja järelvaatamine võimaldab tarbida meid huvitavat meelelahtust endale sobilikul ajal ning märkimisväärse aja kokkuhoiuga – 60minutine saade võtab reklaame edasi kerides kõigest 45 minutit. Ja mis on 15 minutit kokkuhoitud minutit päevas? See on 15x365 ehk 5 475 minutit ehk 91 tundi aastas. Ehk piisavalt aega, et 2 korda nädalas näiteks trennis käia?!

Kaasaegne töökoht toob endaga kaasa avatud kontori võimalused ja võimatused. Uuemad uuringud näitavad, et avatud kontoris võib töö efektiivsus olla lausa 20% madalam! Muidugi ei saa me ise hakata oma kontori kinnisvara arendama, aga filtreid tuleb küll kasutada. Kõige tüüpilisemad avatud kontori kõrvalnähud on müra ja segamised. Lahenduseks kasuta kõrvaklappe (vähendab müra ja klappidega inimesi segatakse vähem), pane aeg-ajalt enda töölauale „mitte segada“ silt, kasuta koosolekuruumi kontsentratsiooni nõudvate tööde efektiivseks tegemiseks.

Ning mis kõige olulisem – me ise laseme teistel endale „pähe istuda“ ja võtame sageli lisakohustusi, mis täidavad kenasti meie niigi vähese vaba aja. Siinkohal tuleb kasutada eriti tugevat filtrit kõikide ebavajalike kohustuste ja tegevuste vältimiseks. Selleks kustuta rutiinselt e-kirju ja viska koheselt ära pabereid, mitte ära jäta neid stressi ja segaduse tekitajatena vedelema. Õpi EI ütlema nii kolleegidele, tüütutele müügimeestele kui ka sõpradele-sugulastele. Me ei pea olema erakud ja ebaviisakad, ent sageli sobib konkreetne EI paremini kui vastumeelselt öeldud JA. Äraütlemisel tuleks vältida põhjendamist, täiendavate küsimuste esitamist ja endale tuleb jääda kindlaks – ära lase kulutada enda aega, vaid tee koheselt oma seisukoht selgeks.

Lõppude lõpuks – kui aeg on piiratud ressurss, siis saame millegi meeldiva jaoks aega leida ainult filtreerides välja vähem meeldivaid ja vähem kasulikke tegevusi, kontakte ja infot. Head filtrid aitavad keskenduda ainult olulisele ning tõstavad meie elukvaliteedi uutesse kõrgustesse.

Head filtreerimist!

Ardo Reinsalu